Checkliste Hochzeitslocation: Alle wirklich wichtigen Fragen

Beim Suchen nach eurer Hochzeitslocation hilft euch unsere Checkliste für die Auswahl und alle Absprachen, um alle wichtigen Punkte abwägen zu können.

Checkliste Hochzeitslocation: Die 13 wichtigsten Fragen für die Auswahl

Das sind die ersten wichtigsten Punkte auf eurer Checkliste bei der Suche nach eurer Hochzeitslocation, mit denen ihr abwägen könnt, ob sich ein Besichtigungstermin lohnt.

1. Passt das Ambiente der Location zu eurer Hochzeit?
2. Wie ist die Location für alle Gäste erreichbar (Lage, Autobahnanbindung, Flughafen in der Nähe)?
3. Passt die Größe der Räumlichkeiten zu eurer Gästeanzahl?
4. Kann man die Location exklusiv mieten (nur für euch und eure Gäste)? Wenn nein: Gibt es weitere Hochzeiten, typisches Restaurant-Geschäft oder andere Veranstaltungen? Ist euer Bereichseparat oder gibt es Berührungspunkte?
5. Welche Termine sind noch verfügbar? Könnt ihr euer Datum eine gewisse Zeit reservieren?
6. Gibt es eine Sperrstunde oder besondere Lärmschutz-Regelungen?  
7. Werden die Dienstleister für Torte, Deko oder sogar auch den Fotografen vorgeschrieben oder sind sie frei wählbar?
8. Wo ist der Festraum gelegen (Erdgeschoss, erste Etage, ...)?
9. Welche Außenbereiche stehen zur Verfügung?
10. Gibt es hauseigenes Catering oder gibt es freie Catering-Wahl?
11. Steht Mobiliar zur Verfügung oder muss es separat gemietet werden?
12. Gibt es eine Bankett-Mappe mit Preisübersichten?

Hochzeitslocation-Checkliste für Kosten & Vertrag

Um den Preis der Hochzeitslocation beurteilen zu können, hilft euch diese Checkliste:

1. Wie hoch ist die Saalmiete?
2. Was ist im Preis inbegriffen (Mobiliar, Besteck und Geschirr, Servietten, Tischdecken, ...)
3. Welche Nebenkosten fallen an? Gibt es Nebenkosten für Endreinigung und andere Serviceleistungen, die nicht in der Grundmiete enthalten sind?
4. Muss eine Kaution hinterlegt werden? 
5. Was kostet das Catering pro Person? Gibt es einen Mindestumsatz? Tipps dazu kommen im nächsten Punkt.
6. Wie sind die Zahlungsbedingungen?  Wann wird welcher Betrag gezahlt? (Anzahlung, Kaution, Restzahlung)
7. Wie sind die Konditionen bei einer Absage? Tipp: Bei unvorhergesehener Absage sichert euch eine Hochzeitsversicherung ab.
8. Welche Technik ist vorhanden? Was ist davon im Preis beinhaltet?
9. Welche besonderen Regelungen sind in den AGB aufgeführt?
10. Ab wann gilt die gebuchte Gästezahl als definitiv? Ist es möglich, die Anzahl bis kurz vor der Hochzeit anzupassen, falls Gäste kurzfristig absagen?
11. Von wann bis wann steht die Location zur Verfügung? Das ist relevant für einen entspannten Auf- und Abbau.

Checkliste für das Catering in der Hochzeitslocation

Zusätzlich zur Ausstattung der Location ist diese Checkliste relevant für die Entscheidung:

• Welches Niveau hat die Küche?
• Was ist möglich: gesetztes Essen (Menü) oder Buffet?  
• Gibt es einen Mindestumsatz?
• Gibt es ein Probeessen vor der Buchung?
• Wie ist das Handling beim Buffet? Wie lange wird es aufgebaut bleiben? Was passiert mit Resten?  
• Gibt es besondere Event-Catering-Ideen (Live-Cooking, Flying Dinner, Grillbuffet, ...)?  
• Kann die Küche flexibel auf besondere Bedürfnisse von Gästen eingehen (Intoleranzen, Veganer, Vegetarier)?  
• Wie viele Servicekräfte stehen wann zur Verfügung?
• Gibt es die Möglichkeit für das Kaffeetrinken oder das Dessertbuffet eigene Kuchen/Speisen mitzubringen? Wie hoch ist das Krümelgeld (Betrag für Geschirr, Besteck, Handling)? Wie werden dann Kaffee, Tee oder Kaffeespezialitäten berechnet?
• Welche Optionen gibt es für einen Mitternachtssnack?
• Bei Scheunen oder Sälen: Welche Optionen sind seitens der Location vorhanden (Küche, Vorbereitungsraum, ...)?

Fragen zur Getränke-Bewirtung in der Location

• Welche Getränke werden angeboten? 
• Gibt es eine vorherige Weinprobe?
• Ist in der Getränkepauschale ein Aperitif/Digestiv beinhaltet oder wie ist die Kalkulation?
• Bei Getränkepauschalen: Wie lange sind sie kalkuliert? Was kosten Verlängerungen?  
• Ist es möglich, selbst Weine, Spirituosen oder Cocktails mitzubringen? Gibt es ein Korkgeld?  
• Wie sind die Optionen zum Kaffeetrinken?

Checkliste für den Besichtigungstermin in der Hochzeitslocation

Diese Fragen sind in eurer Checkliste zusätzlich wichtig, weil sie Ablauf und die Stimmung bei eurer Feier in der gewählten Hochzeitslocation beeinflussen:

• Wie ist der Gesamtzustand der Location?
• Wie und wo können eure Gäste parken?
• Gibt es besondere Vorgaben seitens der Location (Musik, Kerzen, Konfettikanonen,
  Wunderkerzen, Feuerwerk)? 
• Je nach Bedürfnis: Ist das Gebäude und der Festsaal für Ältere oder Personen mit Behinderung gut zugänglich?  
• Ist eine Feier im Außenbereich möglich? Auch am Abend?  
• Gibt es einen Kinderspielplatz, Spielecke oder sogar Kinderbetreuung?  
• Gibt es einen eigenen Außenbereich für den Festsaal?
• Welche Optionen gibt es, die Tische für unsere Personenanzahl zu stellen?  
• Welche Schlecht-Wetter-Alternativen für den Empfang, das Kaffeetrinken oder den Trauort gibt es? 
• Gibt es ausreichend Platz für Aktivitäten, Bars oder Buffets?
• Welcher Platz steht für die Tanzfläche zur Verfügung?
• Wie sehen die dem Festsaal zugehörigen Toiletten aus? 
• Wie kann die Beleuchtung reguliert werden? 
• Ab wann kann der Raum genutzt und dekoriert werden?  
• Wann muss die Dekoration am nächsten Tag abgebaut sein?
• Gibt es Nebenräume, die ihr bei Bedarf nutzen könnt?

Traumöglichkeiten an der Location

Die Traumöglichkeiten bestimmen euren Tagesablauf bei der Hochzeit. Deshalb haben wir euch jetzt für die Hochzeitslocation-Checkliste auch verschiedenste Optionen zusammengestellt, die für euch relevant sein könnten:

• Welche Option gibt es standesamtlich zu heiraten (Standesamt in der Nähe oder in der Location)?
• Ist eine Kirche (evangelisch/katholisch) in der Nähe?
• Wo ist der Trauort (oder wie weit entfernt)?
• Kann unter freiem Himmel geheiratet werden? Welcher Raum ist bei Regen vorgesehen?
• Wird das Mobiliar für die Trauung von der Location gestellt oder muss es separat angemietet werden?

5 Fragen für Übernachtungsgäste

Für ein Hochzeitswochenende oder generelles Übernachtungsangebot nach der Feier sind diese Fragen auf eurer Checkliste wichtig: 

1. Verfügt die Location über Übernachtungsmöglichkeiten oder sind Hotels in der Nähe? Wie kann man einen Shuttleservice organisieren?
2. Wie sind die Übernachtungskonditionen bei Buchung als Gruppe?
3. Wann sind Check-in und Check-out?
4. Besteht die Möglichkeit für einen Brunch am Morgen nach der Hochzeit?
5. Freizeitmöglichkeiten für Gäste mit weiter Anreise