Checkliste Hochzeitslocation: Alle wirklich wichtigen Fragen

Damit ihr garantiert die beste Entscheidung trefft und keine Überraschungen erlebt, findet ihr hier die wichtigsten Fragen zu eurer Hochzeitslocation als Checkliste, die ihr auch bequem downloaden und für die Besichtigung und Absprachen ausdrucken könnt.

Checkliste Hochzeitslocation

Allgemeine Fragen an eure Location

Die wichtigsten Absprachen

Zuerst kommt eine Checkliste mit allgemeinen Fragen zu eurer Hochzeitslocation. Diese betreffen vor allem wichtige vertragliche Regelungen, die ihr nicht außer Acht lassen solltet.

☐ Welche Termine sind noch verfügbar?

☐ Gibt es eine Saalmiete?

☐ Kann man die Location exklusiv mieten (Location nur für euch und eure Gäste)? Wenn nein: Gibt es weitere Hochzeiten, typisches Restaurant-Geschäft oder andere Veranstaltungen? Ist der Bereich für die Hochzeitsgesellschaft separat oder gibt es Berührung mit anderen Veranstaltungen?

☐ Wie viele Parkplätze sind vorhanden? Wo/wie weit entfernt sind diese?  

☐ Gibt es besondere Vorgaben seitens der Location (Musik, Dauer, Kerzen, Konfettikanonen,
Wunderkerzen, Feuerwerk)? Welche besonderen Regelungen treffen die AGB?

☐ Wie sind die Zahlungsbedingungen?  

☐ Gibt es Nebenkosten für Endreinigung und andere  Serviceleistungen, die nicht in der Grundmiete enthalten sind?

☐ Muss eine Kaution hinterlegt werden?  

☐ Gibt es eine Sperrstunde oder Regelung bezüglich Lärmschutz?  

☐ Wird unser Ansprechpartner auch während des gesamten Festes vor Ort sein?  

☐ Sind Renovierungsarbeiten innerhalb der Location für den Zeitraum vor, während oder nach der Hochzeit geplant? Wenn ja, gibt es dadurch Einschränkungen?  

☐ Wie sind die Zahlungsbedingungen?  

☐ Welche Nebenkosten fallen an?  

☐ Wie sind die Konditionen bei einer Absage?  

☐ Werden die Dienstleister für Torte, Deko oder sogar auch den Fotografen vorgeschrieben oder sind sie frei wählbar?

☐ Wenn ein Wedding-Planner-Service angeboten wird: Was ist beinhaltet? 

☐ Wie ist die Anbindung: Flughafen, Bahnhof oder Autobahn? 

Checkliste Hochzeitslocation

Fragen für Übernachtungsgäste

Diese Dinge sind für anreisende Gäste wichtig

Wenn ihr Gäste habt, die weit anreisen und in der Location übernachten oder wenn ihr für eure Hochzeit ein Wedding-Weekend für alle Gäste geplant habt, sind diese Fragen für euch relevant.

☐ Verfügt die Location über Übernachtungsmöglichkeiten oder sind Hotels in der Nähe? Wie kann man einen Shuttleservice organisieren?

☐ Wie sind die Übernachtungskonditionen bei Buchung als Gruppe?

☐ Wann sind Check-in und Check-out?

☐ Besteht die Möglichkeit für einen Brunch am Morgen nach der Hochzeit?

☐ Freizeitmöglichkeiten für Gäste mit weiter Anreise

Checkliste Hochzeitslocation

Traumöglichkeiten an der Location

entsprechend eurer persönlichen Bedürfnisse

Diese Fragen sind natürlich abhängig von euren Vorgaben und Wünschen. Deshalb haben wir euch alle Optionen notiert, aus denen ihr dann selbst wählen könnt.

Bedenkt hierbei, dass dies wichtige Entscheidungen zum Tagesablauf sein können.

☐ Welche Option gibt es standesamtlich zu heiraten (Standesamt in der Nähe, Standesamt in der Location)?

☐ Ist eine Kirche (evangelisch/katholisch) in der Nähe?

☐ Wo ist der Trauort (oder wie weit entfernt)?

☐ Kann unter freiem Himmel geheiratet werden? Welcher Raum ist bei Regen vorgesehen?

☐ Wird das Mobiliar für die Trauung von der Location gestellt oder muss es separat angemietet werden?

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Fragen zum Catering

damit garantiert nichts schief geht

Das Catering ist der eigentliche große Posten für die Kosten der Location– neben einer eventuellen Miete für den Festsaal. Deshalb sind diese zwei Positionen bei der Entscheidung immer als gesamtes Budget zu sehen.

Wird das Catering vom Haus geliefert:

☐ Welches Niveau hat die Küche?

☐ Was ist möglich: gesetztes Essen (Menü) oder Buffet?  

☐ Gibt es einen Mindestumsatz?

☐ Gibt es ein Probeessen?

☐ Wie ist das Handling beim Buffet? Wie lange wird es aufgebaut bleiben? Was passiert mit Resten?  

☐ Gibt es besondere Event-Catering-Ideen (Live-Cooking, Flying Dinner, Grillbuffet, ...)?  

☐ Kann die Küche flexibel auf besondere Bedürfnisse von Gästen eingehen (Intoleranzen, Veganer, Vegetarier)?  

☐ Wie viele Servicekräfte stehen wann zur Verfügung?  

☐ Welche Getränke werden angeboten?  

☐ Gibt es eine vorherige Weinprobe?  

☐ Wie ist das Handling, wenn die Hochzeitstorte geliefert wird? Kann sie gekühlt werden?  

☐ Wie lange sind Pauschalen für Speisen & Getränke kalkuliert? Was kosten Verlängerungen?  

☐ Ist es möglich, selbst Weine, Spirituosen oder Cocktails mitzubringen? Gibt es ein Korkgeld?  

☐ Ist in der Getränkepauschale ein Aperitiv/Digestiv beinhaltet oder wie ist die Kalkulation?

☐ Wie sind die Optionen zum Kaffeetrinken?

☐ Gibt es die Möglichkeit für das Kaffeetrinken oder das Dessertbuffet eigene Kuchen/Speisen mitzubringen? Wie hoch ist das Krümelgeld (Betrag für Geschirr, Besteck, Handling)? Wie werden dann Kaffee, Tee oder Kaffeespezialitäten berechnet?

☐ Welche Optionen gibt es für einen Mitternachtssnack?

Wird das Catering von einem externen Caterer geliefert:

☐ Gibt es eine freie Wahl oder ist der Caterer vorgeschrieben?

☐ Welche Optionen sind seitens der Location vorhanden (Küche, Vorbereitungsraum, ...)?

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Fragen zu den Räumlichkeiten

Das bestimmt die Stimmung und den Ablauf

Diese Fragen in der Checkliste sind noch einmal extrem wichtig, weil sie euren Ablauf und die Stimmung bei eurer Feier in der gewählten Hochzeitslocation beeinflussen.

☐ Wo ist der Festraum gelegen (Erdgeschoss, erste Etage, ...)

☐ Je nach Bedürfnis: Ist das Gebäude und der Festsaal gut für Ältere oder Personen mit Behinderung zugänglich?  

☐ Feier im Außenbereich möglich? Auch am Abend?  

☐ Gibt es einen Kinderspielplatz, Spielecke oder sogar Kinderbetreuung?  

☐ Gibt es einen separaten Außenbereich für den Festsaal?

☐ Welche Optionen gibt es, die Tische für unsere Personenanzahl zu stellen?  

☐ Wo können wir in der Nähe unsere Hochzeitsfotos machen?  

☐ Können mit dieser Raumaufteilung alle Gäste alles einsehen?  

☐ Welche Schlecht-Wetter-Alternativen für den Empfang, das Kaffeetrinken oder den Trauort gibt es? 

☐ Wo ist die Tanzfläche? Wenn die Tanzfläche im Festsaal ist: Wie viel Platz ist bei unserer Personenanzahl für die Tanzfläche und weitere Aktionsflächen?  

☐ Welche Wege geht man im Außenbereich und in den Festsaal?  

☐ Wie gelangt man zur Terrasse oder in den Garten?  

☐ Wie sind tagsüber die Lichtverhältnisse im Raum?

☐ Gibt es ausreichend Platz für Aktivitäten?  

☐ Gibt es einen Kinderspielplatz, eine Spielecke oder einen extra Raum für die Kinderbetreuung? Wo befinden sie sich?  

☐ Passen die Farben der Location in unserem Farbkonzept? 

☐ Gibt es ausreichend sanitäre Einrichtungen?

☐ Wie sehen die dem Festsaal zugehörigen Toiletten aus? 

☐ Wo halten sich Raucher auf? 

☐ Wo werden Candy Bar, Geschenketisch, Fotobox oder Buffet aufgebaut? 

☐ Welche Technik ist vorhanden? Was ist davon im Preis beinhaltet? 

☐ Wie lassen sich Heizung, Klimaanlage oder Lüftungen regulieren?  

☐ Falls ihr eine Band haben möchtet: Ist genügend Platzt, ausreichend Strom?

☐ Wie kann die Beleuchtung reguliert werden? 

☐ Ab wann kann der Raum genutzt und dekoriert werden?  

☐ Wann muss die Dekoration am nächsten Tag abgebaut sein?  

☐ Für Hochzeiten in kälteren Jahreszeiten: Gibt es eine Garderobe?

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Fragen zu Mobiliar & Ausstattung

 Das macht bei eurem Fest den Unterschied

Jetzt geht es an die Details bei der Locationsuche. Diese Dinge werden oft vergessen und sorgen kurz vor der Hochzeit für Überraschungen.

☐ Was ist im Preis inbegriffen (Mobiliar, Besteck und Geschirr, Servietten, Tischdecken...)

☐ Welche Tischdecken, Servietten, Besteck, Gläser sind vorgesehen?  

☐ Sind Stehtische für den Sektempfang vorhanden?

☐ Was muss extra gemietet werden?

☐ Welche Tischformen sind vorhanden (rund, eckig)?

☐ Wie breit sind die Tische und wie viel Platz hat jeder Gast am Tisch?  

☐ Passt das Mobiliar zum Hochzeitskonzept?  

☐ Vor allem relevant bei rechteckigen Tischen: Wie viel Platz steht für die Dekoration zur
Verfügung, nachdem eingedeckt wurde?  

☐ Müssen bestimmte Dinge in der Location umdekoriert werden, damit es für uns passt? 

☐ Stören einzelne Dekogegenstände oder Möbel? Wenn ja: Können diese eventuell entfernt
werden? Fallen dafür Kosten an?